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内部管理办法

内部管理办法

       为认真落实《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》,使中国友好和平发展基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化,特制定中国友好和平发展基金会内部管理办法。
       本“办法”解释权属于中国友好和平发展基金会(以下简称“基金会”)。

第一章  会议制度
       基金会实行理事会、监事会议制度、专题会议和日常办公例会制度。
       (一)理事会会议
       1.理事会会议每年至少召开二次,原则上在上半年和下半年各开一次,特殊情况下可提前、推迟或增加召开。
       2.理事会会议须三分之二以上理事出席会议方能召开,如有重大事项或三分之一以上理事提议,也应召开理事会议。参加理事会的人员包括:名誉会长、名誉副会长、理事长、副理事长、秘书长、理事、监事等。理事会会议决议须超过与会理事的半数通过方为有效。
       3.理事会会议由理事长或理事长授权秘书长负责召集和主持。
       4.理事会会议主要任务是:
       (1)制定、修改章程;
       (2)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长,讨论通过新理事;
       (3)决定重大业务计划,包括基金募集、管理和使用计划;
       (4)审定年度收支预算及决算;
       (5)审议、修订内部管理制度;
       (6)决定设立基金会分支机构、代表机构;
       (7)听取、审议理事长工作报告;
       (8)决定基金会的分立、合并或终止;
       (9)决定其他重大事项。
       5.理事会会议应形成会议“记录”、“纪要”并经与会理事签名,通晓全体理事。
       6.理事会会议前,秘书处要做好提供会议讨论内容的材料准备工作,重要议题应在会前征求理事的意见。
       (二)监事会会议
       1.监事会会议议原则上每年召开两次,会议由监事会主席主持,全体监事参加,必要时邀请理事会有关人员参加。
       2.监事会会议的召开及其决议的通过采取“两个复杂多数”的原则。
       3.监事会会议主要依据《基金会管理条例》、《中华人民共和国会计法》等有关法律、法规和《基金会章程》规定的程序,审核基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况,向理事会提出质询和建议,听取秘书处有关情况的汇报,并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。
       4.监事会会议应形成会议“纪要”,必要时,应将讨论和研究的问题向基金会理事长或理事会及有关部门通报。
       (三)专题会议
       专题研究、协调和解决有关部门在工作中涉及面较大的某个重要问题。会议主要内容包括:研究本基金会专项工作的部署和落实;协调、及处理专项工作中的重要事务。
       专题会议由理事长、秘书长或副秘书长召集和主持,相关业务部门和有关负责人参加。专题会议根据工作需要不定期召开。会议的组织、记录、纪要由相关业务部门负责。会议纪要由秘书长审核后作为档案由相关业务部门负责人保管。
       (四)日常办公例会
        日常办公例会根据各部门工作需要,可随时召开,但要确保每两周至少召开一次,由秘书长或部门负责人召集和主持。主要内容为通报现有公益项目、其他事项进展情况;通报即将开展的公益活动及重要事项;协调和解决相关问题。
第二章  秘书处工作制度
       秘书处作为基金会常设办事机构,为本会的行政和协调机构,在理事会闭会期间,在秘书长领导下承办基金会日常工作,对理事会和理事长负责。
       (一)机构设置
       秘书处工作分五个部门管理:办公室、财务部、法务部、项目部、信息宣传部,分别由秘书长和副秘书长分工负责,分工不分家,大型活动需要时,不分岗位,全体参加。
       1.办公室工作任务是:
       (1)负责文电处理、档案管理;
       (2)承担理事会等重要会议的组织筹备工作,起草有关报告和文件;
       (3)负责日常接待咨询工作;
       (4)各类证书、纪念品的制作及发放工作;
       (5)负责后勤保障、固定资产的使用管理和安全保密工作;
       (6)负责综合协调日常事务性工作;
       (7)办理理事、监事人选的增补和协调事宜;
       (8)制定基金会工作人员培训计划和组织实施;
       (9)其他临时性工作。
       2.财务部工作任务是:
       (1)负责财务管理、基金运作和资金安全增值工作;
       (2)负责编制年度预算、决算及其实施;
       (3)负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督;
       (4)负责财政、金融信息和市场情况的调研,为基金安全增值提供决策参考;
       (5)根据监事要求,提供相关资料;
       (6)负责接收捐赠和专项基金的使用工作,建立完整的捐赠和资金使用档案,使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况,实行透明管理,让捐赠人满意放心;
       (7)及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络,掌握政策变化,向领导提出合理化建议;
       (8)领导交办的其他工作。
       3.法务部工作任务是:
       (1)负责各项协议的审查;
       (2)把控项目运作的法律风险;
       (3)与捐赠及合作方探讨项目可行性分析;
       (4)其他一切涉及法律的事项;
       (5)领导交办的其他工作。
       4.项目部工作任务是:
       (1)负责项目开发和实施工作;
       (2)负责基金会对国内外的宣传工作,各类宣传用品的制作和发放;
       (3)负责外事活动的协调工作;
       (4)负责合作协议的洽谈和跟踪办理;
       (5)负责项目大事记收集、整理工作;
       (6)加强项目信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;
       (7)募资工作;
       (8)领导交办的其他工作。
       5.信息宣传部工作任务是:
       (1)负责项目大事记的归总、上传工作;
       (2)负责项目活动的媒体联系;
       (3)负责网站维护管理;
       (4)负责网站内容信息的搜集、整理,内容包括重大事务、外事活动、访问考察活动、访华团考察活动、重要出访活动等信息;
       (5)及时对各部门提供的信息,进行统一分类、整理、汇总成发布稿件并按照程序审批后发布。对于登录信息,要及时存档备查;
       (6)应按照规定及时对基金会网站进行管理、维护与更新,保证信息及时性、通达性、有效性。有关设备要定期巡检,保证网站每天24小时正常开通运转,以方便公众访问;
       (7)负责对服务器和网站进行定期检测,并根据检测结果采取相应的措施,以防黑客利用系统漏洞和弱点非法入侵;
       (8)其他临时性工作。
       (二)秘书处工作人员守则
       1.爱岗敬业,恪尽职守,依据《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》及民间非营利组织的有关规定为理事会当好“参谋”。
       2.积极参加政治学习,养成良好的自学习惯,努力提高政治、业务水平。
       3.坚持以人为本,竭力为捐资单位、个人和友好和平发展事业服务。
       4.严守工作纪律,按时上下班,重大事项必须请示报告,个人不得擅自主张,不得随意对外表态,严格遵守保密规定。
       5.团结友爱,分工协作,本分做人,踏实做事;文明礼貌,廉洁自律。
       (三)加强信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;发挥网络作用,重大活动及时上网公布;加强与理事和新闻媒体的沟通。
       (四)根据监事要求,提供相关资料。
       (五)办理理事、监事人选的增补和协调事宜。
       (六)建立请示汇报制度。包括但不限于下列重大问题,须书面向理事长请示:基金募集、基金运作、项目资助、接待来访、组团出访、国内出差、年度赞助计划、年终工作总结、年度预算决算、非计划内单项重大支出、人事问题等。
       (七)休假制度。
       1.带薪年休假(以下简称年休假)。基金会严格执行国家年休假制度,年休假本着统筹安排兼顾职工意愿原则,可在1个年度内集中安排,也可以分段安排,但不跨年度安排。为保障工作有序开展,休年休假要提前10个工作日以书面表格形式向部门负责人提出并报秘书长同意后方可。具体年休假标准为:
       (1)入基金会累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;
       (2)入基金会累计工作已满10年不满20年的,年休假10天;
       (3)入基金会累计工作已满20年的,年休假15天。
       (4)国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
       但有下列情形之一的,不享受当年的年休假:
       (1)休假天数多于年休假天数的;
       (2)请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的;
       (3)累计工作满1年不满10年,请病假累计2个月以上的;
       (4)累计工作满10年不满20年,请病假累计3个月以上的;
       (5)累计工作满20年以上,请病假累计4个月以上的。
       2.事假、病假制度。事假不得先斩后奏,休3天以内须经分管副秘书长同意,7天须经秘书长同意,7天以上须报理事长同意;病假须提供正规医院出具的病假证明,特殊情况可于病假中或病假后提供。
第三章  各级人员工作职责
       (一)理事长职责
       1.理事长是基金会的法人代表,领导基金会的全面工作。
       2.召集和主持理事会会议。
       3.检查理事会决议的落实情况。
       4.代表基金会签署重要文件。
       5.审批限额以上及预算外的开支,检查财务收支情况。
       6.章程和理事会赋予的其他职责。
       (二)秘书长职责
       1.秘书长在理事长领导下开展工作,按照《章程》规定行使权力,并经理事长授权审批基金会财务收支工作(本“办法”经党组批准或理事会通过视为授权)。
       2.主持基金会日常工作,组织实施理事会决议、决定。
       3.参与基金会重大事项的决策。
       4.协助理事长对基金会进行管理。
       5.组织起草需提交理事会议的各项工作计划、方案、制度和工作总结。
       6.根据《基金会年度检查办法》,组织起草上一年度的年度工作报告。
       7.筹备召开理事会的各项工作。
       8.完成理事长交办的其他工作。
       (三)副秘书长职责
       1.协助秘书长工作。
       2.做好基金运作和项目开发实施工作。
       3.做好本“办法”第五章(一)、(二)款中的工作。
       4.做好为理事会会议和年度工作报告提供分管工作的情况素材工作。
       5.完成秘书长交办的其他工作。
       (四)会计职责
       1.认真学习和严格遵守《中华人民共和国会计法》和各种财经政策、纪律和有关财务制度。
       2.按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计帐薄、科目,并依法进行会计核算。
       3.根据年度收支预算,控制资金使用。
       4.负责填制和审核收支凭证,监督和抵制一切不符合财经政策和纪律的收支凭证。
       5.及时整理财务凭证,认真清理基金会的财务收支帐目,及时编制会计报表,月末向秘书长报告当月财务收支情况。
       6.建立会计凭证、帐薄表册、财务文件、会计报表等档案,资料分月装订,年终建档,妥善保管,未经批准不得销毁;妥善保管财务专用印章、法人代表名章,并按规定使用印章。
       7.会计人员调离或因故离职,应将经手会计凭证、帐册、文件资料及未了事项如实移交,并由会计主管人员或主管领导负责监交;移交人、接交人等均要在移交清册上签字。
       8.财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况,需抽查会计资料时,经理事长或秘书长同意后,会计人员应如实反映有关情况,提供有关资料。
       9.注意了解国家财经政策,观察金融市场动向,跟踪本基金会资金运作市场情况,保证资金运作安全,并及时提出调整资金运作建议,供决策参考。
       (五)出纳员职责
       1.认真学习并严格遵守国家的财经政策、法规和有关的财务制度,不断提高政策和业务水平。
       2.认真学习《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》,认真审核报销单据和支出原始凭证,必须有经手人签字和相关领导审批同意,并核对领导审批权限,对违反财经规定的应拒绝办理。
       3.坚持原始凭证逐日登记入帐,并及时掌握银行存款数额,所有帐目必须数字准确、摘要清楚、填写工整。
       4.贯彻执行银行结算制度和货币管理制度,财务印鉴必须与会计分管,不得签发空头支票,签发一切支票和现金借出,必须办理审批手续。
       5.严格执行安全制度,认真管理好现金、空白支票、空白收据及其他有价证券,库存现金超过银行规定限额,应及时存入银行,不得转借和坐支,不得“白条”抵库,更不得贪污挪用。违反制度造成损失,追究当事人的责任。
       6.负责固定资产的登记、立档工作。
       (六)办公室人员职责
       1.负责基金会文件保管,做好文件收发、催办、归档等工作。
       2.负责办公用品、礼品的采购和管理,不得假公济私。
       3.负责接洽来人来访,并做好上传下达工作。
       4.负责资料上报工作。
       5.负责基金会的各种文字材料的整理、装订和保存。
       6.负责基金会有关资料的网上操作。
       7.负责基金会固定资产的使用、维护、管理工作.
       8.负责办公室其他日常行政工作。
       9.完成领导布置的各项工作。
       (七)业务人员职责
       1.募资工作。
       2.负责项目开发和实施工作。
       3.负责外事活动的协调工作。
       4.负责合作协议的洽谈和跟踪办理。
       5.负责项目大事记收集、上传工作。
       6.网站维护管理。
       7.各项协议的审核及项目运作的风险把控。
       8.领导布置的其他工作任务。
第四章  公文管理制度
       (一)收文管理
       1.基金会收到公文、函件后,由专职人员统一登记并报送秘书长阅处,涉及重大问题的公文,由秘书长报送理事长审批。
       2.报批文件应明确提出处理意见。
       3.一份文件或一个项目的多份文件在处理完毕后,要及时收集齐全存档。
       (二)发文管理
       1.以基金会名义发文,由理事长签发;以基金会名义发便函,由理事长或理事长授权秘书长签发。
       2.对外公文代表一个单位的形象,要求公文格式正确、文字精练、语言通顺、打印整齐。
       3.以基金会发出的所有文件必须用印。
       4.重要和涉密文件收文单位在本市的可以通过机要交换或直接送达,外省市的可通过机要交换或使用特快专递邮寄,并电话跟踪收件情况。
       5.所有发文的原始批件都要留存归档。
       (三)公文处理办法
       为进一步规范本基金会公文处理工作,根据《党政机关公文处理工作条例》<中办发(2012)14号>的有关规定及《全国友协机关公文处理办法》并结合本单位实际工作情况,特制定本办法。办法中涉及的具体公文字体、字号、模版请参阅《全国友协机关公文处理办法》(2012版)中具体规定。
       1.公文种类
       本基金会公文种类有决议、决定、通知、报告、请示、函、接待计划、简报、谈话参考、电报、记录、纪要。
       (1)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
       (2)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
       (3)通知。传达需有关单位周知或者执行的事项。
       (4)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
       (5)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
       (6)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的格式同通知格式。
       (7)接待计划。适用于对来访团组各项接待事务进行合理安排。
       (8)简报。适用于对组织的公益活动有关情况进行不同种类、不同重要程度、不同发放范围的文字汇报。
       (9)谈话参考。适用于领导人会见重要人士、举行会谈时的谈话参考资料。
       (10)电报。分明电和密电。适用于向有关单位快速通报有关情况、征求意见。
       (11)记录。适用于会议、会谈、会见,如实详尽反映会议情况。
       (12)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
       2.公文格式
       公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
       (1)份号。同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号,涉密公文一定要标注份号。用6位3号黑体阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第1行。发文时必须登记公文发往单位以及与其对应的号码段。
       (2)密级和保密期限。涉及国家秘密的公文必须标明密级。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好安全保密工作,禁止未经批准就挂在网上。
本基金会公文最高密级为“机密”;保密期限一般不超过3年,特殊情况例外。密级和保密期限用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第2行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限中间用“★”隔开。
       (3)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”,电报根据紧急程度分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文(不含电报)的紧急程度用3号黑体字,顶格编排在版心左上角,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,依次自上而下排列。
       (4)发文字号。由机关代字、年份、发文顺序号组成。根据文种需要,使用3号仿宋字,标注在文件的适当位置。
       (5)签发人。上报公文应当标准签发人姓名,体现机关负责人应对对所签发的公文负责。“签发人”使用3号仿宋字,姓名使用3号楷体字,右空1字标注在红色分隔线上方。
       (6)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。使用2号加粗宋体字编排于红色分隔线下空2行位置。
       (7)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。报关外交部的公文不写主送机关。使用3号仿宋字编排于标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后面标全角冒号。
       (8)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页需显示正文,首个盖章页应当显示正文。正文用3号仿宋字编排于主送机关名称下1行。
       (9)附件说明。公文如有附件,应在正文中涉及附件内容处加括号注明(见附件)或(附后),并使用3号仿宋字在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字。后标全角冒号和附件名称。单一附件不标顺序号。
       (10)发文机关署名。发机关名义发文应署:中国人民对外友好协会或全国友协,以基金会名义发文应署:中国友好和平发展基金会。
       (11)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
       (12)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。